Διαχείριση Ξενοδοχείου 2018-02-20T15:01:38+00:00

Διαχείριση Ξενοδοχείου

Το Hotel Works της Bluebyte Software είναι ένα προηγμένο πρόγραμμα διαχείρισης ξενοδοχείων. Προσφέρει στις σύγχρονες ξενοδοχειακές μονάδες ολοκληρωμένη κάλυψη των μηχανογραφικών τους απαιτήσεων, διαθέτει πλήθος εργαλείων που καλύπτουν όλες τις ανάγκες του Front Office και Back Office και όλες τις απαραίτητες λειτουργίες που καθιστούν την παρακολούθηση των οικονομικών δεδομένων εύκολη υπόθεση.

Αποτελεί ένα προϊόν πολυετούς έρευνας και μελέτης των ξενοδοχειακών αναγκών και των προγραμμάτων που τις καλύπτουν.

Επιπλέον εισάγει καινοτομίες που παρατηρούνται μόνο σε πολύ ακριβά προγράμματα και απευθύνονται σε μεγάλες Ξενοδοχειακές αλυσίδες. Αυτές οι καινοτομίες είναι πλέον διαθέσιμες και στις μικρές Ξενοδοχειακές μονάδες, με χαμηλό κόστος.

Πολυξενοδοχείο

Το Hotel Works εκτός του ότι καλύπτει μεμονωμένα ξενοδοχεία καλύπτει και την κατηγορία των αλυσίδων ξενοδοχείων, δηλαδή προσφέρει την δυνατότητα να παρακολουθούνται στην ίδια βάση πολλές ξενοδοχειακές μονάδες ταυτόχρονα. Αυτό σημαίνει ότι το management του ξενοδοχειακού ομίλου μπορεί να παρακολουθεί τις κρατήσεις, την διαθεσιμότητα και τις οικονομικές κινήσεις όλων των μονάδων του μέσα από την ίδια βάση.

Πλάνα – Κρατήσεις

  • Δυνατότητα κράτησης με τύπο ή αριθμό δωματίων, αυτόματη αντιστοίχιση αριθμού δωματίων σε κρατήσεις τύπων, ακύρωση κρατήσεων, δυνατότητα split της κράτησης ενός δωματίου σε δύο ή περισσότερα.
  • Η Κράτηση λειτουργεί, πέραν του παραδοσιακού τρόπου, σαν ένας φάκελος που μπορεί να περιέχει πολλαπλά δωμάτια τα οποία ανήκουν σε διαφορετικά Ξενοδοχεία, αλλά και έχουν αφίξεις σε διαφορετικές ημερομηνίες. Για παράδειγμα, σε έναν φάκελο κράτησης μπορούμε να εισάγουμε όλες τις κρατήσεις ενός Tour Operator, που αφορούν διαφορετικές αφίξεις, αλλά και διαφορετικά Ξενοδοχεία στα οποία θα τακτοποιηθούν οι πελάτες. Με αυτήν την ομαδοποίηση απλοποιείται η παρακολούθηση των κρατήσεων.
  • Λειτουργικό γραφικό πλάνο κρατήσεων δωματίων. Συμβολικό πλάνο όπου οι κρατήσεις δωματίων απεικονίζονται με γραφήματα. Με την χρήση του ποντικιού και χρησιμοποιώντας την τεχνική drag and drop γίνονται κρατήσεις, αλλαγές ημερομηνιών, αλλαγές δωματίων, αλλαγές διάρκειας, μεταφορές δωματίων, split δωματίων, αφίξεις, αναχωρήσεις, κ.α.
  • Λειτουργικό γραφικό πλάνο κρατήσεων τύπων δωματίων. Γραφική απεικόνιση της διαθεσιμότητας των τύπων δωματίων του ξενοδοχείου με δυνατότητα δημιουργίας ή μεταβολής κρατήσεων.
  • Στιγμιαίο γραφικό πλάνο δωματίων. Παρουσίαση των δωματίων του Ξενοδοχείου που μεταβάλλεται διαρκώς ανάλογα με τις αφίξεις και τις αναχωρήσεις. Και εδώ δίνονται όλες οι δυνατότητες κράτησης, άφιξης, αναχώρησης, είσπραξης κλπ.
  • Κονσόλα Reception. Για αφίξεις, αναχωρήσεις και μεταφορές από δωμάτιο σε δωμάτιο με εύκολο και γρήγορο τρόπο, online ενημέρωση και εκτύπωση του βιβλίου πόρτας και του ιστορικού αρχείου πελατών.

Internet Online Κρατήσεις

  • Σύνδεση της εφαρμογής με το Internet και καταχώρηση κρατήσεων από πράκτορες ή μεμονωμένους πελάτες μέσα από την ιστοσελίδα του ξενοδοχείου.
  • Οι κρατήσεις γίνονται απευθείας στον υπολογιστή του Ξενοδοχείου.

Τιμοκατάλογοι

Έχει δοθεί μεγάλη έμφαση στη κατασκευή των τιμοκαταλόγων έτσι ώστε να καλύπτουν όλες τις δυνατές περιπτώσεις ομάδων Ξενοδοχείων από τις πιο απλές μέχρι τις πιο περίπλοκες. Προσφέρεται ένα πλήρες σετ εργαλείων για την αυτοματοποίηση της δημιουργίας, συντήρησης και ελέγχου των τιμοκαταλόγων. Έτσι έχουμε τιμοκαταλόγους για:

  • Απεριόριστες περιόδους High, Low, Pick, κτλ. με σετ ημερομηνιών οπουδήποτε μέσα στο χρόνο.
  • Τύπους Ξενοδοχείων Summer, Winter, All Year, κτλ. με αντίστροφες υψηλές περιόδους για την παράλληλη λειτουργία τους.
  • Τύπους τιμοκαταλόγων Door, Agents, Regulars, Internet κτλ.
  • Δυνατότητα δημιουργίας πολλών διαφορετικών συμφωνιών για επιλογή τους στις κρατήσεις/δωμάτια όπως πχ. πρωινών Continental, English, Βuffet κ.α. ή γευμάτων διαφορετικής ποιότητας και αξίας που προσφέρονται και μπορεί να επιλέξει ο πελάτης.

Οικονομική Παρακολούθηση

Παρακολούθηση των εσόδων από όλα τα τμήματα του ξενοδοχείου. Από την προκαταβολή έως την έκδοση όλων από τον νόμο προβλεπόμενων στοιχείων. Και ακόμη ταμειακές καταστάσεις, παρακολούθηση χρεωστών (εταιρίες, πρακτορεία, Τ/Ο), χρεώσεις in advance, πιστώσεις, εκπτώσεις μέχρι και διάσπαση ή μεταφορά κινήσεων από δωμάτιο σε δωμάτιο.

Εκτυπώσεις – Report Generator

Δυνατότητα έκδοσης αναλυτικών εκτυπώσεων με επιλογή όλων των διαθέσιμων κριτηρίων για κάθε τμήμα του ξενοδοχείου (Reception, Housekeeping κ.τ.λ.), πληθώρα οικονομικών εκτυπώσεων, δημιουργία νέων ή μεταβολή των ήδη υπαρχόντων από τον χρήστη με ειδικό εργαλείο (Report Generator) που ενσωματώνεται στην εφαρμογή.

Επιπλέων Δυνατότητες

Το Hotel Works πλαισιώνεται και από μια ομάδα εξειδικευμένων εφαρμογών που καλύπτουν όλο το φάσμα των εργασιών ενός ξενοδοχείου:

  • P.O.S.: Point of Sales. Ένα πρόγραμμα Η/Υ που διαχειρίζεται τις πωλήσεις των διαφόρων τμημάτων του Ξενοδοχείου συνήθως από οθόνες αφής. Περιλαμβάνει Πελάτες, Αποδείξεις, Τιμολόγια, Εισπράξεις, Ενημέρωση Αποθηκών, Αξιόγραφα.
  • P.O.S. Wireless: Η δυνατότητα χειρισμού πωλήσεων μέσα από ασύρματα τερματικά PDA. Πχ. παραγγελιοληψία από σερβιτόρο στο τραπέζι του πελάτη. Σε αυτή την περίπτωση χρησιμοποιήθηκε υψηλή τεχνολογία σύνδεσης μέσω Internet Explorer ή οποιουδήποτε άλλου Browser. Αυτό σημαίνει πλήρη ανεξαρτοποίηση από κατασκευαστές PDA, ασύρματη σύνδεση μέσω τοπικού υπολογιστή ή τελείως απομακρυσμένη διαχείριση μέσω σύνδεσης Internet.
  • F & B: Food and Beverage. Κάλυψη επισιτιστικών μονάδων που διαχειρίζεται Αποθήκες, Προμηθευτές, Αγορές, Διακινήσεις, Οικονομική διαχείριση, Τιμολόγια αγορών, Πληρωμές, Αξιόγραφα.
  • Σύνδεση Hotel με P.O.S.: Η δυνατότητα ενημέρωσης του Ξενοδοχείου για καταναλώσεις που δεν πληρώθηκαν στα διάφορα τμήματα, αλλά πρέπει να χρεωθούν στον λογαριασμό του παραμένοντα πελάτη. Η ενημέρωση γίνεται σε πραγματικό χρόνο, και όχι με γέφυρες στο τέλος της ημέρας.
  • Σύνδεση F & B με P.O.S.: Η δυνατότητα να ενημερώνεται η αποθήκη του F & B από τις πωλήσεις P.O.S. Το F & B και το P.O.S της BlueByte είναι ενιαία εφαρμογή και η ενημέρωση γίνεται σε πραγματικό χρόνο.
  • Multi F & B – Multi Hotel: Η πιο περίπλοκη δυνατότητα. Πολλά Ξενοδοχεία και πολλά τμήματα πώλησης σε μία βάση δεδομένων. Τα Ξενοδοχεία βρίσκονται διάσπαρτα παντού, το ίδιο και τα τμήματα πώλησης. Πολλά Ξενοδοχεία εξυπηρετούνται από πολλά τμήματα πώλησης και το αντίστροφο. Όλα σε μία βάση δεδομένων και διαχείριση μέσα από μία οθόνη.
  • Σύνδεση Τηλεφωνικών Κέντρων με Hotel: Η δυνατότητα διπλής επικοινωνίας του τηλεφωνικού κέντρου με το πρόγραμμα και αντίστροφα. Πχ. ο πελάτης κάνει ένα τηλεφώνημα και αυτόματα γίνεται η χρέωση στο δωμάτιο του πελάτη ή ο υπάλληλος της υποδοχής δίνει εντολή αναχώρησης και αυτόματα ενημερώνεται και το τηλεφωνικό κέντρο. Στην περίπτωση απομακρυσμένων ξενοδοχείων, στο κάθε ξενοδοχείο εγκαθίσταται ένα πρόγραμμα σύνδεσης και μέσα από το Internet επικοινωνεί με την κεντρική βάση δεδομένων.
  • Σύνδεση όλων των προγραμμάτων ενός Ξενοδοχείου με τη Γενική Λογιστική: Η αποστολή των οικονομικών κινήσεων από τα προγράμματα διαχείρισης στην Γενική Λογιστική. Χρησιμοποιείται τεχνολογία online ενημέρωσης χωρίς την χρήση σειριακών αρχείων και δύσκολων γεφυρών.

Το σύστημα λογισμικού επίσης ενσωματώνει:

  • Γρήγορη και δυναμική αναζήτηση με όλα τα στοιχεία της βάσης δεδομένων και εξαγωγή τους σε άλλα προγράμματα όπως πχ. Microsoft Excel.
  • Σχεδιαστή αναφορών. O πελάτης έχει τη δυνατότητα να σχεδιάσει και να ενσωματώσει στο λογισμικό αναφορές της αρεσκείας του.
  • Ευέλικτη βάση δεδομένων εξαιρετικά υψηλής απόδοσης.
  • Γρήγορο Backup (φύλαξη αρχείων).
  • Ηλεκτρονικό Internet Forum, μέσα από την εφαρμογή, με ερωτήσεις και απαντήσεις για θέματα που αφορούν την λειτουργία του λογισμικού.
  • Πολύγλωσσο σύστημα μετάφρασης των οθονών του λογισμικού.